Ich heiße Alexander Jansen, bin Lehrer für Mathematik und Physik am Erasmus-Gymnasium Grevenbroich (https://www.erasmus.de/kollegium#J) und habe die Organisation des Zentralen Zahlungsverkehrs (ZZV) an der Schule übernommen.

In diesem Zusammenhang lautet die Absenderadresse in E-Mails stets:

erasmus@alexander-jansen.org

Während der Schullaufbahn Ihres Kindes wird für verschiedene Projekte Geld eingesammelt, z. B. die jährliche Elternabgabe, Klassen- und Kursfahrten, Exkursionen etc.

Dieser Zahlungsverkehr zwischen Ihnen und unserer Schule wird zentralisiert nach einem standardisierten Verfahren über ein einziges Konto abgewickelt.

Jeder Schüler unserer Schule verfügt über ein internes Konto. Sie können sich dieses Konto einfach wie ein Girokonto bei Ihrer Bank vorstellen.

Nehmen wir im Folgenden an, Ihr Kind heiße „Manfred Mustermann“ und habe die Kontonummer „12345“.

Diese Kontonummer finden Sie auch stets in der Betreff-Zeile jeder E-Mail.

Ich erläutere nun den Ablauf an einem Beispiel:

In der Klasse Ihres Kindes ist eine Klassenfahrt nach Musterstadt geplant. Der Organisator dieser Fahrt teilt Ihnen in einem Anschreiben alle Informationen zusammen mit den entstehenden Kosten von beispielsweise 100,00 € mit. Das Konto Ihres Kindes wird also am Fälligkeitsdatum (Zahlungsziel) mit 100,00 € belastet.

Sie erhalten von mir eine E-Mail mit den genauen Zahlungsinformationen:

Empfänger: Erasmus-Gymnasium Grevenbroich: ZZV

IBAN: DE32 3055 0000 0093 6616 01

Betrag in EUR: 100,00

Verwendungszweck: 12345

Zahlungsziel: TT.MM.JJJJ

Der Verwendungszweck ist stets die Kontonummer des internen Kontos Ihres Kindes.

Ich möchte Sie bitten, den oben stehenden Betrag dann innerhalb der Zahlungsfrist auf das angegebene Konto zu überweisen.

Der Verwendungszweck ist stets die fünfstellige Kontonummer Ihres Kindes.

Auch wenn für Sie die nachstehenden Ausführungen möglicherweise „übertrieben“ klingen mögen, ist es ganz wichtig, sich an folgendes Prozedere genauestens zu halten:

Die Kontoumsätze werden von mir elektronisch eingelesen und automatisiert ausgewertet.

Vom Feld „Verwendungszweck“ werden nur die ersten fünf Zeichen berücksichtigt. Alle weiteren Zeichen werden ignoriert.

Sie müssen also in den Verwendungszweck schreiben:

12345

Auch können Sie schreiben:

12345 Klassenfahrt nach Musterstadt

12345 Klassenfahrt nach Musterstadt: Manfred Mustermann

etc.

Aber nicht:

Manfred Mustermann: Klassenfahrt nach Musterstadt

Manfred Mustermann: 12345

Kontonummer: 12345

Kto.-Nr.: 12345

etc.

Nur wenn die ersten 5 Zeichen im Verwendungszweck die Kontonummer Ihres Kindes sind, wird Ihre Zahlung korrekt Ihrem Kind zugeordnet werden.

Nein. Die Beträge dürfen nicht in einer einzigen Überweisung zusammengefasst, sondern müssen getrennt voneinander mit den entsprechenden Verwendungszwecken überwiesen werden.

Nutzen Sie Online-Banking? Dann empfehle ich Ihnen, für jedes Kind separat eine Überweisungsvorlage mit vorausgefülltem Verwendungszweck einzurichten.

Ja, das ist selbstverständlich möglich.

Nehmen wir an, Sie möchten für ein Kind die Elternabgabe (25,00 €), eine Klassenfahrt (100,00 €) und Kunstmaterial (7,00 €) bezahlen, dann brauchen Sie nur eine einzige Überweisung mit der Summe von 132,00 € zu tätigen.

Sie erhalten dann von mir ein Erinnerungsschreiben mit einem neuen Zahlungsziel.

Diesen Fall kann ich mir nicht vorstellen.

Zu Ihrer Information erhalten Sie von mir Kontoauszüge per E-Mail.

Der Förderverein unserer Schule kann Sie mit verschiedenen Maßnahmen finanziell unterstützen. Da ich dort auch Geschäftsführer bin, sprechen Sie mich bitte an oder schreiben mir eine E-Mail.

Ja, auf jeden Fall. Sie erhalten zwar für jedes Projekt eine Zahlungsinformation, brauchen dann allerdings nichts zu überweisen. Der angegebene Betrag wird einfach dem Konto entnommen.

Jedes Projekt wird centgenau abgerechnet. Dazu kalkuliert der Organisator sein Projekt zunächst finanziell „großzügig“. Der nicht verwendete Betrag wird Ihnen dann anteilsmäßig wieder gutgeschrieben.

Fall 1: Ihr Kind verlässt unsere Schule vor dem Abitur:

Erhalte ich von Ihrem Kind einen Abmeldelaufzettel, so versende ich an Sie eine Kontostandsinformation.

Fall 2: Ihr Kind verlässt unsere Schule mit dem Abitur:

Sie erhalten rechtzeitig vorher von mir eine Kontostandsinformation.

Für beide Fälle gilt:

Weist das Konto einen Fehlbetrag auf, so möchte ich Sie bitten, diesen auszugleichen.

Weist das Konto ein Guthaben auf, so haben Sie drei Möglichkeiten:

1. Sie können das Guthaben auf das Konto einer anderen Person, z. B. eines Geschwisterkindes übertragen.
2. Sie können sich das Guthaben auszahlen lassen.
3. Ganz besonders werben möchte ich für diese Möglichkeit: Spenden Sie das Guthaben! Sie helfen damit der Schulgemeinde, z. B. finanziell benachteiligten Kindern unserer Schule bei Klassenfahrten und Exkursionen.

Wenn Sie sich Guthaben (ganz oder teilweise) auszahlen lassen möchten, führen Sie bitte folgende Schritte durch.

1. Füllen Sie den Auszahlungsauftrag aus.
2. Mailen Sie mir den unterschriebenen Auszahlungsauftrag zu.

Wichtig ist, dass Sie beide Schritte erst nach Verlassen Ihres Kindes von der Schule ausführen. Stichtag ist das Datum des Abgangszeugnisses bzw. Abiturzeugnisses. Hintergrund ist, dass noch Kontobewegungen zwischen Zusendung der Kontoinformation und Verlassen Ihres Kindes von der Schule stattfinden könnten.

Falls wir innerhalb von drei Monaten nach dem Stichtag keine Weisung von Ihnen erhalten, werden wir das Guthaben der Schule für oben genannte Zwecke zuführen.

Per E-Mail an: erasmus@alexander-jansen.org